Mødebooking og mødeledelse er processerne vedrørende (1) planlægning og booking af mødet og (2) Evnen til at lede møder effektivt og opnå resultater.
Ifølge internationale studier bruges 30% af en medarbejders arbejdstid i møder. For at møder skal være succesfulde skal der en række detaljer der skal tages hånd om. To områder er særligt vigtige: (1) grundig planlægning og booking af selve mødet og (2) god ledelse af selve mødet.
God mødeledelse medfører effektive og produktive møder. Tre områder har særlig interesse når du skal øge mødeproduktiviteten.
Book mødelokalet og invitér deltagere
At finde det rette mødelokale med de egnede faciliteter er ofte besværligt og tidskrævende.
Bestil mødeforplejning
Booking af møder involverer ofte mødeforplejning og andre services, men at bestille disse services involverer oftest mange manuelle arbejdsgange hvor risikoen for fejl er stor.
Notificér receptionen om dine gæster
En vigtig del af mødebooking er at notificerer receptionen om dine gæster så de kan føle sig velkomne fra det øjeblik de træder ind af døren.
Et møde er aldrig bare den tid der bruges på mødet. En lang række processer involveres i mødeplanlægningen og bookingen. Mødeplanlæggeren skal invitere de rette deltagere, finde et ledigt mødelokale med de rette faciliteter, bestille mødeforplejning, angive korrekt omkostningssted og notificere receptionen om de forventede gæster.
Book mødelokalet og invitér deltagere
At finde det rette mødelokale med de egnede faciliteter er ofte besværligt og tidskrævende.
Bestil mødeforplejning
Booking af møder involverer ofte mødeforplejning og andre services, men at bestille disse services involverer oftest mange manuelle arbejdsgange hvor risikoen for fejl er stor.
Notificér receptionen om dine gæster
En vigtig del af mødebooking er at notificerer receptionen om dine gæster så de kan føle sig velkomne fra det øjeblik de træder ind af døren.
Et møde er aldrig bare den tid der bruges på mødet. En lang række processer involveres i mødeplanlægningen og bookingen. Mødeplanlæggeren skal invitere de rette deltagere, finde et ledigt mødelokale med de rette faciliteter, bestille mødeforplejning, angive korrekt omkostningssted og notificere receptionen om de forventede gæster.
Et moderne kontormiljø har ofte mange forskellige mødeområder og mødelokaler. Det, at finde et ledigt mødelokale med de rette faciliteter, placering og størrelse er aldrig let. Det rette booking system skal gerne give dig et komplet overblik over de forskellige mødeområder og mødelokaler, og gøre det let at booke et egnet mødelokale. Booking systemet skal eliminere risikoen for dobbeltbookinger og integrere smidigt med Microsoft Exchange og Microsoft Outlook.
Et moderne kontormiljø har ofte mange forskellige mødeområder og mødelokaler. Det, at finde et ledigt mødelokale med de rette faciliteter, placering og størrelse er aldrig let. Det rette booking system skal gerne give dig et komplet overblik over de forskellige mødeområder og mødelokaler, og gøre det let at booke et egnet mødelokale. Booking systemet skal eliminere risikoen for dobbeltbookinger og integrere smidigt med Microsoft Exchange og Microsoft Outlook.
Booking af møder involverer ofte også bestilling af mødeforplejning og services såsom bordopstilling, AV-udstyr, etc. Bestilling af disse services kan være ekstremt kompliceret og involvere adskillige systemer og manuelle arbejdsgange. Det rette mødebookingsystem gør det let at bestille mødeforplejning og services samt udpege kostcenter, vært og definere mødetype direkte gennem Microsoft Outlook. Dine ordre skal altid følge din Microsoft Outlook aftale så dine ordrer automatisk følger med hvis du flytter eller på anden vis ændrer din aftale.
At være forberedt på dagens gæster og kunne byde gæsterne velkommen professionelt, giver et godt førstehåndsindtryk af virksomheden. Dette kan være en afgørende faktor for, hvilken opfattelse dine gæster har af virksomheden når de forlader den igen. Hvis det er besværligt at forhåndsregistrere gæster gøres det ikke, og receptionen har derfor ikke mulighed for at forberede sig på dagens gæster og have gæstekort liggende klar. En display skærm i receptionen kan ligeledes vise en oversigt over dagens møder med gæster på, så det er let for gæsterne at se, hvilket lokale de skal være i.
At være forberedt på dagens gæster og kunne byde gæsterne velkommen professionelt, giver et godt førstehåndsindtryk af virksomheden. Dette kan være en afgørende faktor for, hvilken opfattelse dine gæster har af virksomheden når de forlader den igen. Hvis det er besværligt at forhåndsregistrere gæster gøres det ikke, og receptionen har derfor ikke mulighed for at forberede sig på dagens gæster og have gæstekort liggende klar. En display skærm i receptionen kan ligeledes vise en oversigt over dagens møder med gæster på, så det er let for gæsterne at se, hvilket lokale de skal være i.
DU HAR EN HØJ NO-SHOW RATE
Er dine mødelokaler bookede, men alligevel er der ingen inde i dem? Dette er et meget typisk problem for mange virksomheder, som ikke bare er upraktisk – Det koster penge og produktivitet at have en høj no show rate.
DOBBELTBOOKINGER OG ‘ROOM-SHARKING’
Et andet klassisk mødebooking problem er dobbeltbookinger og såkaldte “room sharks” som sætter sig ind i mødelokaler som allerede er booket af andre. Dobbeltbookinger kan forekomme hvis du har et dårligt bookingsystem eller hvis alt håndteres manuelt.
FEJLLEVERINGER TIL MØDELOKALERNE
Mange virksomheder kæmper med at mødeforplejning bliver leveret forkert fordi mødeplanlæggeren ikke har husket at meddele køkkenet om eventuelle leveringsændringer. Dette sker når ændringer ikke automatisk sendes til køkkenet.
LANGSOMMELIGE FAKTURERINGSPROCESSER
Det at håndtere den interne fakturering til møder er ofte et kritisk område som kan give problemer hvis alt køre manuelt. Faktureringsprocedurerne kan være meget komplekse hvor fakturaer for den mødeservices sendes frem og tilbage mellem afdelinger før de godkendes.
RECEPTIONEN BLIVER IKKE NOTIFICERET OM GÆSTERNE
Et godt førstehåndsindtryk kan betyde alt. Hvis gæsterne ikke har mulighed for at registrere sig eller hvis receptionisterne ikke er klar over, hvilke gæster der kommer kan det give et dårligt indtryk af virksomheden.
MANGLENDE INDBLIK
Træffer du dine beslutninger på mavefornemmelse istedet for faktuelle data? Hvis ikke du med sikkerhed kender belægningsprocenter, mødelængder, no show rater og leveringer får du med garanti ikke det optimale ud af dine kontorarealer.
DU HAR EN HØJ NO-SHOW RATE
Er dine mødelokaler bookede, men alligevel er der ingen inde i dem? Dette er et meget typisk problem for mange virksomheder, som ikke bare er upraktisk – Det koster penge og produktivitet at have en høj no show rate.
DOBBELTBOOKINGER OG ‘ROOM-SHARKING’
Et andet klassisk mødebooking problem er dobbeltbookinger og såkaldte “room sharks” som sætter sig ind i mødelokaler som allerede er booket af andre. Dobbeltbookinger kan forekomme hvis du har et dårligt bookingsystem eller hvis alt håndteres manuelt.
FEJLLEVERINGER TIL MØDELOKALERNE
Mange virksomheder kæmper med at mødeforplejning bliver leveret forkert fordi mødeplanlæggeren ikke har husket at meddele køkkenet om eventuelle leveringsændringer. Dette sker når ændringer ikke automatisk sendes til køkkenet.
LANGSOMMELIGE FAKTURERINGSPROCESSER
Det at håndtere den interne fakturering til møder er ofte et kritisk område som kan give problemer hvis alt køre manuelt. Faktureringsprocedurerne kan være meget komplekse hvor fakturaer for den mødeservices sendes frem og tilbage mellem afdelinger før de godkendes.
RECEPTIONEN BLIVER IKKE NOTIFICERET OM GÆSTERNE
Et godt førstehåndsindtryk kan betyde alt. Hvis gæsterne ikke har mulighed for at registrere sig eller hvis receptionisterne ikke er klar over, hvilke gæster der kommer kan det give et dårligt indtryk af virksomheden.
MANGLENDE INDBLIK
Træffer du dine beslutninger på mavefornemmelse istedet for faktuelle data? Hvis ikke du med sikkerhed kender belægningsprocenter, mødelængder, no show rater og leveringer får du med garanti ikke det optimale ud af dine kontorarealer.
Læs hvordan et godt booking system kan gøre det lettere for alle medarbejdere at planlægge og booke møder.
Læs mere om booking systemet til møder og forplejning fra Fischer & Kerrn.
Få endnu mere information om mødebooking fra vores blog.
Læs hvordan et godt booking system kan gøre det lettere for alle medarbejdere at planlægge og booke møder.
Læs mere om booking systemet til møder og forplejning fra Fischer & Kerrn.
Få endnu mere information om mødebooking fra vores blog.
Læs hvordan et godt booking system kan gøre det lettere for alle medarbejdere at planlægge og booke møder.
Læs mere om booking systemet til møder og forplejning fra Fischer & Kerrn.
Få endnu mere information om mødebooking fra vores blog.
