TOP 5 TRENDS INDENFOR KONTORADMINISTRATION I 2018

Der sker rigtig mange ting inden for arbejdsmiljø og kontoradministration, og med den moderne arbejdsplads i konstant udvikling er det interessant at forsøge at forudsige, hvordan udviklingen former sig over de næste par år. Det moderne kontormiljø er et dynamisk og konstant skiftende felt, og der sker mange spændende ting i disse år. For de fleste er arbejdet ikke længere hver dag fra kl. 8-16, men derimod i langt højere grad fleksibelt/mobilt og ikke så definitivt afgrænset som tidligere. Medarbejdere søger fleksibilitet, mobilitet og større frihed – og det moderne arbejdsmiljø er nødt til at følge med det moderne arbejdsliv.

Her er mine bud på de 5 vigtigste trends i 2018:

1) Mobilitet

Med teknologi der gør os i stand til at ’være på’ overalt, kan vi arbejde hvor som helst – og når som helst. Denne mobilisering betyder omtænkning af ‘arbejde’ og kontormiljøet. Mobilitet er stadig en stigende tendens, og eksperter forudser en endnu større mobilitetsstigning inden år 2020.
Mobilitet og teknologi giver medarbejdere mulighed for at udføre mere arbejde på afstand, hvilket kan udfordre behovet for faste kontorer eller arbejdsområder til alle medarbejdere. De dynamiske arbejdsmønstre kan øge muligheden for fleksible arbejdsområder og skriveborde. Dette betyder at medarbejdere kan arbejde i forskellige lokaler/lokationer hver dag, og at den givne medarbejders arbejdsområde i langt højere grad kan tilpasses medarbejderens arbejdsopgaver. Dette berører den næste tendens jeg forudser i 2018, som er fælles arbejdsområder og aktivitetsbaseret arbejde.

Activity-based working and mobility with room booking system

2) Aktivitetsbaseret arbejde

Den måde som virksomheder indretter deres kontorlokaler på ændrer sig hele tiden. Enkeltkontorer forsvinder og fælleskontorområder vokser sig større. Dette giver plads til flere medarbejdere på mindre plads. Nogle virksomheder tager dette et skridt videre og indfører aktivitetsbaserede arbejdsområder. Aktivitetsbaseret arbejde er en måde for medarbejderne at vælge et fysisk arbejdsområde der bedst faciliterer de arbejdsopgaver de skal udføre. Dette kan varierere fra dag til dag eller time til time, hvor eksempelvis fokuseret koncentrationsarbejde og kreative brainstormingmøder kræver forskellige fysiske rammer.

At arbejde i et miljø med aktivitetsbaserede arbejdsområder betyder at medarbejderne ikke har et fast skrivebord. Medarbejdere skal udvælge og bestille en tilgængelig arbejdsplads hver morgen i det område der passer dem. Aktivitetsbaserede arbejdsområder og fælles arbejdsområder vokser hurtigt, fordi det har mange fordele. Undersøgelser viser, at organisationer kan reducere behovet for kontorlokaler med helt op til 30%. At have den fleksible og dynamiske arbejdsramme medfører udfordringere ift. at have det rigtige bookingsystem, der eksempelvis gør det nemt at bestille arbejdspladser, at finde kollegaer og tracke ’no-shows’.

En afgørende faktor der skal overvejes ved indførelsen af et skrivebordsbooking-system, er hvilke platforme medarbejdere skal kunne bestille fra (Outlook, smartphone, touchskærme eller paneler placeret på skriveborde) og hvordan medarbejdere nemt kan bekræfte og frigive deres booking.

3) Navigation og wayfinding

Wayfinding og indendørs navigation er noget der bliver større og større efterspørgsel på, og noget jeg ser udvikle sig eksplosivt i 2018. Hvordan man finder indendørs interessepunkter som f.eks. sit bookede skrivebord, mødelokale eller nærmeste printerrum kan være svært og uoverskueligt at finde i store kontormiljøer. Både medarbejdere og gæster kan risikere at spilde lang tid på at forsøge at afkode det ofte ikke-intuitive navngivningssystem for at finde frem til det rette mødelokale.

Nye navigationssystemer kan levere navigation baseret på Google Maps og give både indendørs og udendørs vejvisning. Dette kan f.eks. bruges til at forbedre oplevelsen for gæster, ved at give dem præcis vejvisning til den rigtige kontorlokation – og endda det rigtige mødelokale inde i bygningen. Indendørs navigationssystemer kan bruges på mange forskellige platforme, som for eksempel store touchskærme, en dedikeret navigationsapp eller et navigationssystem der er indarbejdet i et mødelokale- og ressourcebookingsystem.

Wayfinding and Indoor Navigation with Concierge GO app

4) IoT og sensorer

IoT er blevet hypet i nogle år nu, men jeg tror, at 2018 bliver året hvor beacons og sensorer i stor grad vil blive udnyttet af leverandører fra mange forskellige brancher. Sensorer og beacons har mange forskellige brugsscenarier. Den mest søgte IoT-tilknyttede funktion på Google er ’smart-homes’, hvor lys, låse, køkkenapparater mm. kan tænde/slukke i henhold til hvem der er til stede i huset eller lokalet. IoT kan bruges til mange andre ting, som f.eks. at udløse den rigtige besked eller tilbud til kunderne på det rigtige tidspunkt, eller i virksomheder til at forbinde bookingsystemer, navigationssystemer, belysningssystemer og klimaanlæg. Jeg tror på at leverandører af firmware vil bruge IoT-teknologien i langt højere grad i deres apps i 2018. Hos Fischer & Kerrn bruger vi f.eks. IoT til at automatisere mange af processerne ved mødelokale- og skrivebordsbooking.

5) Analyse og udnyttelse af data

Jeg forudser større fokus på at analysere udnyttelse af arbejdspladsen og forstå og bruge bookingdata. Dette er for at sikre at de rette beslutninger i forhold til at indrette og udstyre dit arbejdsområde bliver truffet. At analysere måden hvorpå medarbejderne anvender kontormiløjet og mødelokalerne er essentielt for at optimere indretning og arbejdsmiljø. Generelt kan analyserne sørge for, at vi i langt højere grad kan tage beslutninger baseret på valid data fremfor mavefornemmelse.

Ved at analysere data og adfærd kan du eksemelvis finde ud af hvad de optimale størrelser på dine mødelokaler er, og hvilke faciliteter de bør have. Andre data som spidsbelastninger i receptionen eller i køkkenet kan også være nyttige at analysere. Det rigtige arbejdsplads- og mødelokalebookingsystem tilbyder præcise og brugbare rapporterings- og analysemuligheder, som gør det nemt at analysere de data du finder vigtigst. Med stigningen i omkostningerne til kontorlokaler over hele verden tror jeg at 2018 bliver året, hvor analyse af arbejdsplads-udnyttelse og bookingdata bliver ekstremt vigtigt for at strømline og optimere kontormiljøer.

[popuppress id=”15669″]

Jakob Ohlsen Baagø Senior Account Manager & Marketing Manager - Fischer & Kerrn

Skrevet af Jakob Ohlsen Baagø
Marketing Manager

DOWNLOAD E-BOOK
Læs mere om meeting room panel i vores brochure. Udfyld formularen og vi sender dig brochuren med det samme.
Download nu!
DOWNLOAD E-BOOK
DOWNLOAD E-BOOK
Læs mere om smart office i vores brochure. Udfyld formularen og vi sender dig brochuren med det samme.
Download nu!
DOWNLOAD E-BOOK
DOWNLOAD E-BOOK
Læs mere om meeting management i vores brochure. Udfyld formularen og vi sender dig brochuren med det samme.
Download nu!
DOWNLOAD E-BOOK
DOWNLOAD BROCHURE
Læs mere om mødelokaleskærmene i vores brochure. Udfyld formularen og vi sender dig brochuren med det samme.
Download nu!
DOWNLOAD PRODUKTBROCHURE
DOWNLOAD PARTNERBROCHURE
Læs mere om at være partner.
Udfyld formularen og vi sender dig brochuren med det samme.
Download nu!
DOWNLOAD PARTNERBROCHURE
DOWNLOAD PRODUKTBROCHURE
Læs mere om vores Desk Panel i produktbrochuren. Udfyld formularen og vi sender dig brochuren med det samme.
Download nu!
DOWNLOAD PRODUKTBROCHURE
DOWNLOAD PRODUKTBROCHURE
Læs mere om vores produkter i vores brochure. Udfyld formularen og vi sender dig brochuren med det samme.
Download nu!
DOWNLOAD PRODUKTBROCHURE
DOWNLOAD BROCHURE OM MØDELOKALESKÆRME
Læs mere om mødelokaleskærmene i vores brochure. Udfyld formularen og vi sender dig brochuren med det samme.
Download nu!
DOWNLOAD PRODUKTBROCHURE